第一章总则

第一条为规范自行采购行为，提升采购执行效率，根据国家政府采购相关法规及《哈尔滨工业大学（威海）采购管理工作实施细则》要求，结合本单位实际，制定本细则。

第二条本细则适用范围为：本单位使用各类财政资金、科研配套资金、自筹资金开展的，单项或批量预算金额达到2万元（含2万元）且未达到30万元（科研类项目预算金额50万元）的项目，且未纳入政府集中采购目录的货物、服务类采购项目。

第三条自行采购坚持“按需采购、公开透明、程序合规”原则。

第二章采购组织架构及岗位职责

第四条组建马克思主义学院采购工作领导小组，所有采购活动必须在采购工作领导小组集体监督下开展，严禁个人单独决定采购事项，严禁拆分项目规避学校统一采购监管。具体人员为如下：

组长：潘文华

副组长：吴琼

组员：吕彩云、王洛印、李成超

第五条对于每个采购项目成立相应的不少于三人（包含采购业务管理员）的采购工作组，组长应为采购项目负责人且为校内在岗职工，对采购行为负责。

第六条采购工作领导小组作为本单位自行采购工作的执行监督机构，各岗位职责明确划分，严格执行不相容岗位分离要求。

组长：担任组长，是本单位自行采购第一责任人。

副组长：审批采购立项，统筹协调采购全流程工作，对采购需求的真实性、合规性进行最终审核。

组员及纪检委员：不定期参与自采流程及检查自采档案，监督本单位自行采购活动，对采购环节的真实性、合规性进行监督检查。

采购业务管理员：审核采购需求的真实性、采购文件的合规性，见证评审过程，整理采购全流程档案资料。

第七条采购工作领导小组及采购业务管理员名单向校区资产管理处报备。

第八条采购工作组职责为负责各项目的前期市场调研，梳理具体采购需求，对接供应商收集响应材料，组织实施采购工作、签订合同，配合采购业务管理员完成档案整理及保存归档等工作。

第三章采购立项与前置审核

第九条采购需求提出前，采购工作组必须完成不少于3家供应商的市场调研，如实记录不同品牌、不同供应商的产品报价、服务参数、市场口碑等信息，作为采购立项的支撑材料；采购需求只有唯一符合条件的单位的需向采购工作领导小组提供说明材料。

第十条调研完成后提交采购申请，附经费来源证明材料，提交采购工作领导小组组长或副组长审批，未通过的项目一律不得启动采购流程。

第十一条采购申请通过后，需将项目基本信息上传至校区采购管理系统进行备案，经校区资产管理处线上确认不属于集中采购目录、符合自行采购额度要求后，同步发布采购公告，公告期不得少于3个工作日，面向全社会公开接受供应商报名，不得仅邀请少数熟悉供应商参与竞争。

第十二条公告发布期间，如有供应商对采购内容提出疑问，采购工作组需统一进行公开答疑，确保所有参与供应商获取的信息完全一致。

第四章采购文件制定及内容规范

第十三条采购文件由采购工作组编制，并经采购业务管理员的合规性审查，确认无歧视性条款、无指向性要求后方可正式发布。

第十四条自行采购文件需精简务实，至少包含以下核心内容：

项目基本说明：采购背景、预算金额、资金来源、交付或服务完成时限。

采购需求明细：货物类明确规格参数、质量标准、质保年限；服务类明确服务内容、人员配置、考核要求，所有参数需贴合实际使用需求，不得照搬特定供应商的产品宣传文案。

供应商响应要求：明确报价方式、需提供的资质材料、响应文件提交的密封规范。

评审规则：优先采用最低价成交法或综合评分法，评审因素可量化，不得设置模糊的“服务优劣”“实力强弱”等无明确标准的主观评审项。

其他条款：明确付款节点、售后保障、违约责任，约定验收不合格的退换货或整改要求。

第十五条采购文件不得要求供应商提供冗余的资质材料，不得设置超出项目实际需求的门槛，保障充分市场竞争。

第五章采购评定过程要求

第十六条采购评审必须在采购文件指定的公开办公场所开展，采购工作组全体成员到场，全程录像，严禁在私下场所开展评审活动。

第十七条评审现场严格执行以下操作规范：

现场拆封所有供应商的密封响应文件，逐一核对供应商资质是否符合采购公告要求，剔除不满足实质性条件的无效响应。

所有有效供应商的报价、参数响应情况，需现场统一向小组成员公示，不得私下传递信息。

严格按照采购文件预先公布的评审规则开展评审，小组成员独立给出评审意见，共同签字确认评审结果，任何成员不得单独干预评审导向。

如参与竞争的合格供应商不足3家，需重新发布采购公告征集供应商，二轮公告后，报名满2家及以上可以继续执行采购程序。不得直接从现有供应商中选定成交方。

评审完成后现场出具《自行采购评审记录表》，完整记录每一位成员的评审意见、最终推荐的成交候选方，所有在场人员签字确认，不得事后补填记录。

第六章采购结果公布

第十八条评审结束后1个工作日内，在学校采购管理系统进行采购结果公示，公示期不得少于1个工作日。

第十九条结果公示内容需包含项目名称、成交供应商全称、最终成交金额、采购工作小组成员名单、异议反馈联系人及电话，保障本单位教职工及参与供应商的知情权。

第二十条公示期满无异议后，与成交供应商签订合同。

第七章质疑处理流程

第二十一条参与本项目的供应商如对采购过程或结果有异议，可在结果公示期内，以书面形式向采购工作领导小组提交质疑材料，明确说明质疑事项、相关佐证材料及诉求。

第二十二条采购工作领导小组收到质疑材料后，需在1个工作日内启动核查，采购工作组全体成员共同调取采购全流程资料，核对评审记录、报价文件，必要时可联系所有参与供应商核实情况。

第二十三条核查完成后3个工作日内，向质疑供应商出具书面答复，确认采购流程合规的，向供应商说明核查依据；如发现采购环节存在违规操作，立即暂停采购结果，重新组织采购流程，同时将核查情况同步上报校区资产管理处及纪检监察部门备案。

第八章履约验收过程管理

第二十四条采购项目交付完成后，必须组建不少于2人的验收小组开展验收工作，验收小组组长不得由原采购经办人担任，严禁出现“采购、验收一人包办”的情况。单价10万元以上教学科研用仪器设备按照校区建账及验收流程执行。

第二十五条按照校区《哈尔滨工业大学（威海）采购管理工作实施细则》有关履约验收等规定执行。

第九章采购档案整理归档

第二十六条采购项目完成验收、经费支付完成后15个工作日内，完成全流程档案归集，按照“一项一卷”的标准整理，不得将多个项目的材料混装归档。

第二十七条自行采购档案需完整包含：采购市场调研记录表、采购工作领导小组会签记录或会议记录、采购公告发布截图、所有供应商的响应文件、评审记录表、采购合同、验收单、质疑答复材料等全部纸质资料及评审过程的视频资料。

第二十八条采购档案保管期限不少于10年，确保所有采购活动全程可追溯，每年年底统一向校区资产管理处提交本年度自行采购项目台账。

第十章责任追究

第二十九条如在自行采购过程中出现拆分项目、暗箱操作、虚假验收等违规行为，将依规追究相关经办人员的责任，涉及违纪违法的移交相关部门处理。

第十一章附则

第三十条采购需求只有唯一符合条件的单位的项目需采购工作领导小组审批后，通过谈判形式完成采购评定过程，其他流程一致。

第三十一条本实施细则经马克思主义学院2026年第20次党政联席会议审议通过，自发布之日起施行，由马克思主义学院负责解释。